Título del puesto: Asistente Ejecutivo Virtual

Ubicación: Remoto (preferiblemente con base en Filipinas)

Tipo: Tiempo completo

Horario: Según el horario laboral de EE. UU. (con flexibilidad según se requiera)

Acerca del puesto

Estamos buscando un Asistente Ejecutivo Virtual altamente organizado y proactivo para apoyar a la alta dirección en las operaciones diarias, comunicación, programación y coordinación de proyectos. El candidato ideal es detallista, tiene habilidades tecnológicas y es capaz de gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico.

Serás la mano derecha del equipo ejecutivo, asegurando que todas las necesidades administrativas, de comunicación y organización se atiendan de manera eficiente.

Responsabilidades clave

Soporte administrativo

• Gestionar calendarios ejecutivos, coordinar reuniones y programar citas en diferentes zonas horarias.
• Preparar y organizar documentos, presentaciones e informes.
• Administrar bandejas de entrada: priorizar, responder y marcar correos electrónicos importantes.
• Tomar actas de reuniones y dar seguimiento a los puntos de acción.
• Organizar archivos digitales, carpetas y bases de datos en Google Drive o sistemas similares.

Gestión de la comunicación

• Actuar como punto de contacto principal entre ejecutivos, clientes y equipos internos.
• Redactar, corregir y enviar correspondencia profesional en nombre de los ejecutivos.
• Gestionar información confidencial y sensible con discreción.

Operaciones y coordinación

• Asistir en el seguimiento de proyectos en ClickUp, Asana o Trello.
• Coordinar con varios departamentos para asegurar el cumplimiento de plazos.
• Apoyar en procesos de reclutamiento, incorporación o coordinación de RR. HH. según sea necesario.
• Preparar itinerarios de viaje, reservas y gestiones de reembolso (si corresponde).

Calificaciones

• Mínimo 2 años de experiencia como Asistente Ejecutivo, Asistente Virtual o Coordinador de Operaciones.
• Excelentes habilidades de comunicación en inglés (escrito y verbal).
• Sólidas habilidades organizativas y capacidad para establecer prioridades de manera eficiente.
• Dominio de Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Calendar) y Microsoft Office Suite.
• Familiaridad con herramientas de gestión de tareas (ClickUp, Asana, Trello, Notion o similares).
• Conocimientos tecnológicos y comodidad con herramientas de automatización (por ejemplo, Zapier, Slack, CRM).
• Alto nivel de profesionalismo, confidencialidad e integridad.

Habilidades preferidas (deseables)

• Experiencia apoyando a ejecutivos con base en EE. UU.
• Experiencia básica en contabilidad o elaboración de informes.
• Conocimiento de software CRM o de gestión de proyectos.
• Experiencia en apoyo creativo o de marketing (Canva, programación de redes sociales, etc.).