Pozisyon Başlığı: Yönetici Sanal Asistan

Konum: Uzaktan (Tercihen Filipinler merkezli)

Çalışma Şekli: Tam zamanlı

Çalışma Saatleri: ABD çalışma saatlerine uyumlu (gerekli esneklikle)

Rol Hakkında

Yürütme düzeyindeki yöneticilerin günlük operasyonlarına, iletişime, takvim yönetimine ve proje koordinasyonuna destek olmak üzere son derece organize ve proaktif bir Yönetici Sanal Asistan arıyoruz. İdeal aday detay odaklı, teknolojiye hakim ve hızlı tempolu bir ortamda birden fazla önceliği yönetebilen biri olmalıdır.

Yönetici ekibinin sağ kolu olarak idari, iletişimsel ve organizasyonel tüm ihtiyaçların etkin bir şekilde karşılanmasını sağlayacaksınız.

Temel Sorumluluklar

İdari Destek

• Yönetici takvimlerini yönetmek, toplantıları koordine etmek ve farklı saat dilimlerinde randevuları planlamak.
• Doküman, sunum ve raporları hazırlamak ve düzenlemek.
• E-posta kutusu yönetimi — önceliklendirmek, yanıtlamak ve önemli iletileri işaretlemek.
• Toplantı tutanaklarını almak ve aksiyon maddelerini takip etmek.
• Google Drive veya benzeri sistemlerde dijital dosya, klasör ve veri tabanlarını organize etmek.

İletişim Yönetimi

• Yöneticiler, müşteriler ve iç ekipler arasında birincil iletişim noktası olarak görev almak.
• Yöneticiler adına profesyonel yazışmaları hazırlamak, düzeltmek ve göndermek.
• Gizli ve hassas bilgileri itinayla yönetmek.

Operasyonlar ve Koordinasyon

• ClickUp, Asana veya Trello gibi araçlarla proje takibine yardımcı olmak.
• Son teslim tarihlerinin karşılanması için birden fazla departmanla koordinasyon sağlamak.
• Gerekli olduğunda işe alım, oryantasyon veya İK ile ilgili koordinasyona destek vermek.
• Seyahat planları, rezervasyonlar ve masraf taleplerini hazırlamak.

Nitelikler

• Yönetici Asistanı, Sanal Asistan veya Operasyon Koordinatörü olarak en az 2 yıl deneyim.
• İyi düzeyde İngilizce iletişim becerisi (yazılı ve sözlü).
• Güçlü organizasyon becerileri ve etkili önceliklendirme yeteneği.
• Google Workspace (Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar, Takvim) ve Microsoft Office Suite’e hakimiyet.
• ClickUp, Asana, Trello, Notion veya benzeri görev yönetim araçlarına aşinalık.
• Teknolojiye hakim ve Zapier, Slack, CRM gibi otomasyon araçlarını rahatlıkla kullanabilme.
• Yüksek düzeyde profesyonellik, gizlilik ve dürüstlük.

Tercih Edilen Beceriler

• ABD merkezli yöneticilere destek sağlama deneyimi.
• Temel muhasebe veya raporlama deneyimi.
• CRM veya proje yönetim yazılımları bilgisi.
• Yaratıcı veya pazarlama destek deneyimi (Canva, sosyal medya zamanlama vb.).