تفتخر MOVE Your Business بتمثيل عميلنا، وهي شركة استشارية يقودها مؤسسون تساعد رواد الأعمال على التحضير والتنفيذ وتعظيم قيمة خروجهم من أعمالهم. تقدم الشركة عملية شاملة وشفافة مصممة لتتماشى مع أهداف المؤسسين. يجمع نهجها المخصص بين الإعداد الاستراتيجي، وشبكات المشترين المختارة، والتخطيط لما بعد الخروج لضمان تأثير دائم. أنشئت بواسطة مؤسسين ومن أجل مؤسسين، وتقدم الخبرة والتعاطف طوال رحلة الخروج.

بالنيابة عن عميلنا، نبحث عن مساعد/مساعدة تنفيذية رفيعة المستوى لتقديم دعم إداري متميز وضمان سير العمليات التنفيذية بسلاسة. يتميز المرشح/المرشحة المثالي/ة بالتنظيم والتحفظ والقدرة على التكيف—ماهر/ة في إدارة الوقت والاتصالات وتغير الأولويات في بيئة سريعة الإيقاع.

المسؤوليات الرئيسية:

• الدعم التنفيذي
• تقديم دعم إداري رفيع المستوى لـ1–3 من كبار التنفيذيين، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق السفر، وإعداد تقارير المصروفات
• توقع احتياجات التنفيذيين وتقديم الدعم الاستباقي للمهام الإدارية والتشغيلية
• التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بأعلى درجات النزاهة والسرية

• إدارة الاجتماعات والاتصالات
• إدارة وترتيب أولويات الطلبات الواردة والبريد الإلكتروني ودعوات الاجتماعات والاتصالات نيابة عن التنفيذيين
• إعداد مستندات الإحاطة والعروض التقديمية ومواد الاجتماعات؛ تدوين وتوزيع محاضر الاجتماعات مع إجراءات المتابعة
• تنسيق اللوجستيات للاجتماعات والمكالمات والفعاليات الداخلية والخارجية عبر عدة مناطق زمنية
• العمل كحلقة وصل مع العملاء والمستثمرين والشركات التابعة للمحفظة وأصحاب المصلحة الخارجيين

• إدارة المشاريع وسير العمل
• المساعدة في إدارة المشاريع، وتتبع الإنجازات الرئيسية، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية
• متابعة المواعيد النهائية التنظيمية والشخصية المهمة، بما في ذلك تواريخ العقود وتجديد السياسات وجداول السداد والامتثال والالتزامات الزمنية الأخرى
• الحفاظ على الأنظمة والعمليات التي تعزز إنتاجية التنفيذيين وفعالية المنظمة

• إدارة الوثائق والمعلومات
• الحفاظ على أنظمة أرشفة رقمية منظمة جيداً، وضمان توثيق واسترجاع المواد الحرجة بسهولة مثل اتفاقيات الشراء ومذكرات الاستثمار والعقود القانونية والجداول المالية

• الدعم حسب الحاجة
• تقديم دعم إضافي في مختلف المشاريع والمهام حسب حاجة فريق الإدارة، بما في ذلك البحث وتخطيط الفعاليات والمهام الأخرى الموكلة

المتطلبات والمؤهلات:

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات كمساعد/مساعدة تنفيذية، ويفضل في دعم المديرين التنفيذيين على مستوى C في بيئات ذات نمو عالٍ أو استشارية أو استثمارية أو ريادية
• إجادة اللغة الإنجليزية بطلاقة
• مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام دقيق بالتفاصيل
• قدرة مثبتة على إدارة أولويات متعددة ومتغيرة في بيئة سريعة الحركة وغير منظمة
• مهارات اتصال بين شخصية استثنائية—احترافية، واضحة، وواثقة
• القدرة على العمل بشكل مستقل واتخاذ القرارات نيابة عن التنفيذيين
• إجادة تقنية عالية، مع معرفة عملية قوية بـ:
• Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Drive, Gmail)
• Microsoft Excel (إدخال البيانات، التنسيق، الصيغ، التحليل البسيط)
• QuickBooks (تتبع المصروفات، إدارة الفواتير، إعداد التقارير)
• منصات التوقيع الإلكتروني (مثل DocuSign، HelloSign)
• القدرة على العمل بسرية ونزاهة ومستوى عالٍ من الاحترافية
• مطلوب مرجعان مهنيان وشهادة خلوّ سوابق جنائية صادرة خلال آخر 60 يوماً لجميع المتقدمين المقبولين
• استكمال استمارات التسجيل الأولية، بما في ذلك تقديم رقم تعريف ضريبي صالح (مثل رقم الضمان الاجتماعي أو رقم التأمين الاجتماعي أو ما يعادله في البلد)، مطلوب قبل بدء العمل

ساعات العمل:

دوام كامل (40 ساعة أسبوعياً)

من الاثنين إلى الجمعة، من 8 صباحاً حتى 5 مساءً بتوقيت المحيط الهادئ