MOVE Your Business 很榮幸代理我們的客戶──一家由創辦人領導的顧問公司，協助企業家籌備、執行並最大化其企業退出的價值。他們提供透明的端到端流程，旨在與創辦人的目標保持一致。他們的量身訂製方法結合策略性準備、精心篩選的買家網絡與退出後規劃，以確保持久的影響。這家公司由創辦人為創辦人打造，貫穿整個退出過程，提供專業知識與同理心。

我們代表客戶，現誠徵一名高階行政助理，提供一流的行政支援並確保高層運作流暢。理想人選需具備良好組織能力、謹慎保密及高度適應性，能在快節奏環境中靈活管理時間、溝通與優先順序。

主要職責：

• 行政支援
• 為1–3位高階主管提供高階行政支援，包括行事曆管理、差旅協調及費用報銷
• 預見主管需求，並主動協助行政及營運相關事務
• 以最高正直與謹慎態度處理敏感機密資訊

• 會議與溝通管理
• 代表主管管理及優先處理來信、邀約、會議邀請及各項請求
• 準備簡報文件、報告及會議資料；記錄並分發會議紀要及後續行動事項
• 協調跨多時區的內部及外部會議、通話與活動後勤
• 作為客戶、投資人、投資組合公司及其他外部利害關係人之聯絡窗口

• 專案與工作流程管理
• 協助專案管理，追蹤關鍵交付項並確保達成期限
• 追蹤組織及個人重要期限，包括合約日期、保單續約、還款計畫、合規義務及其他時效性交付項
• 維護可提升主管生產力及組織效能之系統與流程

• 文件與資訊管理
• 維護井然有序的數位檔案系統，確保購買協議、投資備忘錄、法律合約及財務時程表等重要資料能即時存檔並輕鬆檢索

• 臨時支援
• 根據管理團隊需求，提供專案研究、活動規劃及其他指定任務之支援

任職資格與條件：

• 具有5年以上行政助理經驗，理想人選曾於高成長、顧問、投資或創業環境中支援C級主管
• 必須精通英文
• 擁有卓越的組織能力及無可挑剔的細節專注度
• 具備在快速變動且架構鬆散的環境中同時管理多項且經常變動優先順序之能力
• 具備優秀的溝通及人際互動技巧──專業、清晰且自信
• 能獨立工作，並代表主管做出判斷
• 熟悉下列科技工具，並具備紮實操作能力：
• Google Workspace（文件、試算表、行事曆、雲端硬碟、Gmail）
• Microsoft Excel（資料輸入、格式設定、公式應用、基礎分析）
• QuickBooks（費用追蹤、發票管理、報表製作）
• 電子簽章平台（如 DocuSign、HelloSign）
• 具備謹慎、正直且高度專業的工作態度
• 所有合格應徵者須在甄選時提供兩份專業推薦人資料及最近60日內出具之有效無犯罪記錄證明
• 入職前需完成相關文件，包括提交有效稅務識別號（如社會安全號碼、社會保險號或當地等效證號）

工作時間：

全職（每週40小時）

週一至週五太平洋時間上午8時至下午5時