MOVE Your Business 自豪地代表我们的客户——一家由创始人领导的咨询公司，帮助企业家规划、执行并最大化其业务退出价值。他们提供透明的端到端流程，旨在与创始人的目标保持一致。他们量身定制的方法结合了战略准备、精选买家网络和退出后规划，以确保持久影响。由创始人为创始人打造，他们在整个退出旅程中兼具专业知识和同理心。

代表我们的客户，我们正在寻找一位高级行政助理，提供顶级行政支持，确保高管运营顺畅。理想候选人需具备良好组织能力、谨慎保密且具备高度适应性，能够在快节奏环境中熟练管理时间、沟通及不断变化的优先事项。

主要职责：

• 高管支持
• 为1–3名高级管理人员提供高级行政支持，包括日程管理、差旅协调和费用报销
• 预见高管需求，主动提供行政及运营任务支持
• 以最高的诚信和谨慎处理敏感及机密信息

• 会议及沟通管理
• 代表高管管理及优先处理来信、邮件、会议邀请及其他沟通事宜
• 准备简报文件、演示文稿及会议材料；记录并分发会议纪要，并跟进行动事项
• 协调跨时区的内部及外部会议、电话及活动的后勤事宜
• 作为客户、投资者、投资组合公司及其他外部利益相关者之间的联络人

• 项目及工作流程管理
• 协助项目管理，跟踪关键交付成果，确保按时完成
• 跟踪组织及个人的关键截止日期，包括合同期限、政策续签、还款计划、合规义务及其他时效性事项
• 维护能够提升高管效率及组织效能的系统和流程

• 文档及信息管理
• 维护有序的数字归档系统，确保及时归档并轻松检索关键资料，如采购协议、投资备忘录、法律合同和财务日程表

• 临时支持
• 根据管理团队需求，为各类项目和任务提供额外支持，包括调研、活动策划及其他指派工作

职位要求及资质：

• 5年以上行政助理经验，理想情况下曾在高速增长、咨询、投资或创业环境中支持高管层（C级）
• 必须精通英语
• 出色的组织能力，并具有无可挑剔的细节关注度
• 在快节奏且结构不固定的环境中，能够管理多项且经常变化的优先事项
• 卓越的沟通及人际交往能力——专业、清晰且自信
• 能够独立工作，并代表高管做出判断决策
• 具备高水平技术能力，熟练使用：
• Google Workspace（文档、表格、日历、云端硬盘、Gmail）
• Microsoft Excel（数据录入、格式设置、公式和基础分析）
• QuickBooks（费用跟踪、发票管理、报告）
• 电子签名平台（如 DocuSign、HelloSign）
• 能够在工作中保持谨慎、正直以及高度专业精神
• 所有成功申请者需提供两份职业推荐信及最近60天内出具的有效无犯罪记录证明
• 在入职前需完成入职文件，包括提交有效的税务识别号码（如社会保障号、社会保险号或本国同等编号）

工作时间：

全职（每周40小时）

周一至周五，太平洋时间上午8:00至下午5:00