高級行政助理 - 財務與業務支持是一個高層領導職位，負責監督和管理關鍵的行政、財務、法律及合規功能。此職位將為財務和運營團隊提供高級別的支持。

職責

財務與業務支持：

• 主導準備和呈現複雜的財務報告、對賬和付款建議給高級管理層。
• 監督催收和賬戶跟進溝通，確保逾期付款最小化。
• 提供戰略財務分析和建議，以支持高層決策。
• 確保業務遵守所有法規財務要求並維護準確的財務記錄。

行政與運營支持：

• 利用人工智慧工具優化行政流程，提高各部門的效率。
• 負責案件處理、文件準備和通過公司工具進行內部記錄管理。
• 監督數字檔案和工作記錄的維護，確保符合組織標準。
• 管理和優化運營工作流程，以促進跨團隊的協作和任務執行。

客戶與內部溝通：

• 根據需要起草並發送專業的電子郵件通信給客戶和利益相關者。

• 維護共享收件箱，確保回應及時且與公司語調/品牌一致。

• 跨部門聯絡以確保工作流程順暢和任務進展。

合規與法律支持：

• 領導合同的起草、審查和談判，並與法律團隊合作。
• 與律師協調，以確保合同和法律事務的及時執行。
• 確保遵守所有法律和監管要求，包括業務合規如SEC GIS、稅務申報、勞動法及其他相關法規。
• 協助準備法律和合規審計所需的文件。

高層支持：

• 通過管理複雜的案件跟蹤、任務優先排序和後續跟進，為高層提供高級支持。
• 準備和呈現高層報告資料包，突出關鍵指標和業務表現。
• 監督關鍵的內部流程，確保順利執行並與戰略優先事項對齊。
• 作為各部門之間的關鍵聯絡人，確保業務目標的運營對齊。

戰略貢獻：

• 提供高層見解和建議，涉及成本管理、財務規劃、資源分配和法律事務。
• 積極參與公司長期戰略計劃的制定，提供財務可行性和法律考量的指導。
• 主導跨部門合作，促進團隊之間的協同，以實現公司整體目標。

資格：

• 商業管理學士（BBA）或會計學士優先但非必需。
• 至少8年以上行政或高層支持角色的經驗，包括財務、法律和合規管理的豐富經驗。
• 主動、精通技術，並具備在快節奏和動態環境中支持C級高管的經驗。
• 熟悉業務合規法規，如SEC GIS、稅務申報和勞動法。
• 在高層級別管理複雜財務任務、法律事務和合規需求方面有證明的經驗。
• 具備強大的領導能力，並有監督和指導團隊的經驗。
• 出色的問題解決、溝通和組織能力。
• 熟練使用會計軟件（Xero、QBO等）和業務管理工具。
• 熟練掌握Microsoft Office，特別是Excel，以及CRM系統。
• 能夠管理競爭的優先事項並在處理多個高優先級任務時獨立工作。
• 曾有與C級高管合作或擔任高級管理職位的經驗。
• 具備法律合規、合同起草和商業法規的經驗者優先。