En Polaris, estamos en busca de un/a Asistente Ejecutivo y de Operaciones motivado/a, orientado/a a los detalles y con conocimientos de marketing para unirse a nuestro equipo de clase mundial. Si prosperas en entornos de ritmo rápido, te encanta la idea de ser la columna vertebral operativa del motor de marketing de una empresa y tienes una sólida experiencia práctica con GoHighLevel, creación de contenido, sistemas CRM y redes sociales, este puesto es para ti.

Polaris es una agencia de consultoría con una misión audaz: ayudar a 1 millón de fundadores a aprovechar el tiempo, recuperar la libertad y escalar sin sacrificios. Somos la única empresa que combina coaching y servicios a medida a través de un modelo híbrido, empoderando a nuestros clientes con delegación estratégica, operaciones optimizadas y sistemas escalables.

Apoya el funcionamiento fluido de las operaciones diarias siendo el asistente/a organizado/a, confiable y orientado/a a los detalles en el que un/a fundador/a o equipo ocupado/a pueda contar. En este rol, aportarás estructura a calendarios, sistemas y comunicación, asegurando que las tareas avancen, que nada se escape y que el negocio se mantenga en camino. Si te enorgullece ser impulsado/a por procesos, te encanta organizar detalles detrás de escena y disfrutas hacer que las cosas funcionen como un reloj, este puesto es para ti.

Soporte Ejecutivo y Administrativo

• Gestionar el calendario, la agenda y las prioridades del fundador/a
• Organizar archivos, documentos y estructurar para un acceso óptimo
• Seguimiento de recibos, gestión de facturas y asistencia con administración financiera ligera

Coordinación de Proyectos y Tareas

• Mantener tableros de proyectos (ClickUp, Asana, Notion, etc.)
• Hacer seguimiento con el equipo interno y proveedores externos para asegurar la finalización oportuna de las tareas
• Apoyar la coordinación de lanzamientos internos, incorporación de clientes o sprints internos

Optimización de Sistemas y Procesos

• Crear, documentar y actualizar SOPs para tareas recurrentes
• Identificar ineficiencias y proponer flujos de trabajo optimizados
• Gestionar herramientas de backend (GDrive, Calendly, Slack, Zapier, etc.) para mantener las operaciones ágiles

Gestión de Bandeja de Entrada y Comunicación

• Monitorear y clasificar bandejas de entrada, DMs y mensajes internos
• Redactar y enviar comunicaciones en nombre del fundador/a cuando sea apropiado
• Asegurar una comunicación fluida en el equipo a través de Slack, Zoom y correo electrónico

Gestión de Viajes y Rutinas

• Reservar y coordinar viajes, logística de eventos y citas personales
• Apoyar la gestión de rutinas: revisiones de tareas, planificación semanal, recordatorios y seguimientos
• Proporcionar apoyo de responsabilidad para compromisos personales y profesionales