• 当社は、経営幹部への包括的な管理、調査、調整支援を提供するために、経験豊富なエグゼクティブ・セクレタリー兼オペレーション・エグゼクティブを募集しております。理想的な候補者は、シニアエグゼクティブのサポートにおいて少なくとも5年の関連経験を有し、優れたITスキル、組織力およびコミュニケーション能力を備えている必要があります。本職は、国内外のオフィスをサポートし、必要に応じてリモートで業務を行い、将来的にはハイブリッド勤務体制への移行が見込まれます。また、本職では、現代のAIツールに精通しており、生産性と効率性を向上させる能力が重視されます。

• 経営幹部のスケジュール、アポイントメント、および出張手配の管理と維持。
• 報告書、プレゼンテーション、および意思決定のための調査の実施とデータの取りまとめ。
• 官公庁、部門責任者、その他主要な関係者との調整および連絡。
• 外部の代理店、コンサルタント、ベンダー、及び公務員との会議日程の調整、イベントの連携、問題解決の支援。
• 経営幹部に代わり、バーチャルおよび対面の会議に出席し、正確な議事録を作成し、アクションアイテムのフォローアップ。
• 面接及び会議の実施（日程調整、議題の準備、及び結果の記録を含む）。
• 新規ベンダーの調達、サプライヤーリサーチ、ベンダーデータベースの管理、及び調達活動のサポート。
• 海外オフィスのサポートとして、国際チームとの連携、国境を越えたコミュニケーションの対応、及びグローバルプロジェクトの支援。
• 異なるタイムゾーンにおいても高い生産性と迅速な対応を維持しながら、必要に応じてリモートでの業務遂行。
• 文書、報告書、及びPowerPointプレゼンテーションの作成、校正、編集。
• 情報のセキュリティとアクセス性を確保しながら、電子および紙媒体でのファイリングシステムの整理と維持。
• 機密文書と通信の取り扱いについて、慎重かつ専門的な姿勢で対応。
• 経営幹部のタスクと締切の追跡及び優先順位付けを行い、プロジェクトの期限内完了を確保。
• 高優先度の会議、イベント、プロジェクトの計画と調整の支援。
• 経営チームの指示により、特別プロジェクト及びイニシアティブの支援。
• 会議、イベントへの参加、また外部関係者との調整のため、必要に応じて国内外への出張が可能。
• その他、付随する事務業務全般。

*理想的な候補者*

• 経営学、オフィス管理、または関連分野における学士号をお持ちであること
• エグゼクティブセクレタリー、類似のエグゼクティブサポート役割、またはビジネスオペレーションにおいて、最低5年の実績のある経験を有していること

*必要要件および技術的能力*

• Microsoft Office Suite（Word、PowerPoint、Excel、Outlook）の熟練度、およびオフィス管理ソフト、ビジネス分析、報告ツール、CRMソフトウェアへの精通
• 迅速に変化する環境下において、複数の業務を効率的に管理し、適切に優先順位を設定する優れた組織能力及び時間管理能力
• 卓越した文章および口頭でのコミュニケーション能力
• あらゆるレベルの利害関係者と効果的に連携できる高い対人スキル
• 機密性の高い情報を扱う際の高い誠実性、慎重さ、及び秘密保持能力
• 政府機関、外部組織、及びベンダーとの調整経験があると尚良い
• 海外拠点のサポートまたは国際チームとの協働経験があることが望ましい
• 必要に応じた出張への意欲と能力
• リモートワークおよび異なるタイムゾーンでの作業に慣れていること

*勤務形態*

• 本ポジションは国内外のオフィスのサポートを行い、リモートワークが求められます。
• ご注意：今後、勤務形態がリモートワークと出社日の組み合わせによるハイブリッドモデルに移行する可能性があります。
• 変化する業務環境に柔軟かつ適応できる能力が求められます。

国内外においてリーダーシップの支援並びに組織の成功を推進する重要な役割を担っていただくため、ぜひ私たちと共に働きましょう！